Een uitje met een grote groep in Delft: zo houd je het persoonlijk

Een uitje met een grote groep in Delft blijft persoonlijk als je de groep opsplitst. Met dertig of meer mensen werkt één gids voor iedereen niet: de achterste helft hoort niets, de stoepen en bruggen in de binnenstad zijn smal en elke stop duurt lang. Wat wel werkt, zijn groepjes van 6 tot 10 personen met elk een eigen gids, die op verschillende plekken starten, dezelfde soort route lopen en elkaar aan het eind weer treffen. Een gezamenlijk element, zoals een quiz waarvan de scores later worden vergeleken, maakt er één evenement van in plaats van een reeks losse rondleidingen.

We organiseren dit soort uitjes en avondprogramma’s regelmatig, voor groepen van een paar dozijn tot een paar honderd deelnemers: bedrijfsuitjes, afdelingsdagen en het sociale programma van congressen en internationale workshops. De aanpak hieronder is wat we in die voorbereiding steeds weer tegenkomen.

Waarom werkt één gids voor een grote groep niet?

Omdat het dan niet meer persoonlijk is. Een goede rondleiding is een gesprek: de gids vertelt, de groep reageert, stelt vragen, lacht om hetzelfde verhaal. Met vijftig mensen achter één gids verandert dat in een lezing. Alleen de voorste rij hoort alles, de rest staat op afstand en haakt af, en wie een vraag heeft, stelt hem niet meer. Je wilt juist dat de hele groep bij de verhalen betrokken is en echt meeluistert.

Bij een teamuitje komt daar nog iets bij: het gaat er ook om dat collega’s elkaar beter leren kennen. In een kleine groep ontstaat dat vanzelf. Tussen de stops door is er ruimte om met elkaar te praten, je loopt naast iemand die je nog niet goed kende, en bij de volgende stop deel je hetzelfde verhaal. In een groep van vijftig blijft iedereen bij de mensen die hij al kent.

En dan is er de stad zelf. Delft heeft smalle stegen, bruggen over de grachten en drukke winkelstraten, waar een groep van vijftig de doorgang blokkeert en elke stop lang duurt. Daarom zetten we bij grote groepen extra gidsen in, in plaats van één groep groter te maken.

Hoe groot moet elk groepje zijn?

Tussen de 6 en 10 personen per gids is ideaal. Dan kan iedereen de gids verstaan, past de groep bij elke stop op de stoep, en ontstaat er echt een gesprek. Ben je met een grote groep, dan is twintig personen per gids het maximum: groter wordt het weer een lezing.

Binnen die grenzen maak je een afweging. Kleinere groepjes zijn persoonlijker. Iets grotere groepjes zijn voordeliger, omdat je minder gidsen nodig hebt, en ze mengen meer mensen die elkaar nog niet kennen. Gaat het vooral om de stad en de verhalen, kies dan klein. Gaat het om netwerken, zoals bij een congres, dan mogen de groepjes wat groter.

Start op verschillende plekken

Laat niet alle groepjes op hetzelfde moment op dezelfde plek beginnen, anders loopt de hele groep alsnog als één kudde door de stad. We verdelen de groepjes over een paar verzamelpunten op enkele minuten lopen van elkaar, bijvoorbeeld:

• bij het standbeeld van Hugo de Groot op de Markt;
• voor het Gemeenlandshuis aan de Oude Delft;
• bij de Koornbeurs aan de Warmoesbrug.

Geef iedereen vooraf een groepsnummer, dan weet iedereen waar hij moet zijn. De gidsen staan er een paar minuten voor de start, goed zichtbaar. Elk groepje ziet de hoogtepunten van de oude binnenstad, maar in een andere volgorde, zodat ze elkaar onderweg niet in de weg lopen.

Geef de groepjes iets gemeenschappelijks

Vijf of tien groepjes die elk hun eigen rondleiding lopen, voelen niet als één uitje. Een quiz lost dat op. Elk groepje krijgt onderweg vragen over Delft, aangevuld met vragen over je bedrijf, je vakgebied of het onderwerp van het congres. Die vragen kun je zelf aanleveren. De scores vergelijken de deelnemers daarna aan tafel, en de prijs voor het winnende groepje kan de volgende ochtend worden uitgereikt, bij de koffie of de lunch.

Hetzelfde principe zit in De Delft Challenge, onze quiz door de stad: alle teams spelen tegelijk, je kunt eigen vragen insturen, en bij grotere boekingen zetten we extra gidsen in zodat geen team hoeft te wachten.

Plan een tussenstop met een drankje

Halverwege een rondleiding van anderhalf uur is een stop met een drankje en een hapje meer dan een pauze. Het is het moment waarop mensen uit verschillende afdelingen of landen echt met elkaar praten. Gaat de groep pas na het programma eten, neem dan een hapje bij het drankje, met een vegetarische optie. Dat wordt na een lange werk- of congresdag altijd gewaardeerd.

Eindig waar de avond verdergaat

Denk na over wat er na het uitje gebeurt, en laat de route daar eindigen. Gaat de hele groep samen eten, eindig dan bij het restaurant. Eet iedereen op eigen gelegenheid, zoals vaak bij congressen, eindig dan op een plek met een café en genoeg restaurants in de buurt, zodat niemand met zijn telefoon op straat staat te zoeken waar hij heen moet.

Wat als je niet weet hoeveel mensen er komen?

Dat is bij congressen en workshops eerder regel dan uitzondering. Deelnemers melden zich aan, maar of ze na een lange dag echt meegaan of liever naar hun hotel gaan, weet je pas op het laatste moment. De prijs van een programma op maat hangt vooral af van het aantal gidsen, dus het loont om dat goed af te stemmen:

• Plan op een realistisch aantal, niet op het maximum.
• Geef het definitieve aantal ongeveer een week van tevoren door. Komen er minder deelnemers, dan zetten we minder gidsen in.
• Vraag deelnemers om zich echt aan te melden, en deel de groepsnummers uit bij de aanmelding.

Welk uitje werkt voor een grote groep?

Drie vormen werken goed met dertig of meer mensen:

• Een walking dinner. Drie gangen bij drie restaurants, met tussen de gangen een wandeling met een gids. Het Walking Dinner boek je direct online voor groepen tot 80 personen, voor €99 per persoon inclusief 21% btw. Voor grotere groepen regelen we het op aanvraag. Omdat je na elke gang opstaat en ergens anders aanschuift, mengt de groep vanzelf. Lees ook wat een walking dinner precies is.
• Een quiz door de stad. De Delft Challenge duurt 2,5 uur en kost €37 per persoon, inclusief btw, met een minimum van €555 per boeking. Een grotere groep betekent simpelweg meer teams.
• Een programma op maat, zoals een avondprogramma voor een congres: rondleidingen in groepjes, een quiz, een tussenstop en een eindpunt dat past bij wat je daarna doet. Daarvoor maken we een voorstel op basis van je aantal, je tijden en wat je met het uitje wilt bereiken.

Een overzicht van alle uitjes, met prijzen voor 12 en 25 personen, staat in Teamuitje in Delft: vijf ideeën.

Veelgestelde vragen

In welke talen kan het programma?

We bieden onze programma’s aan in het Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Italiaans. Bij een internationale groep kun je de groepjes per taal indelen, zodat iedereen de rondleiding in zijn eigen taal volgt. Zet de talen in je aanvraag, dan bevestigen we welke gidsen er op jullie datum beschikbaar zijn.

Hoe lang duurt een avondprogramma?

Dat bepaal je zelf. Een rondleiding in groepjes met een tussenstop kan bijvoorbeeld anderhalf uur duren, zodat er daarna nog tijd is om te eten. Een walking dinner duurt ongeveer vier uur, de Delft Challenge tweeënhalf uur.

Kunnen we eigen quizvragen aanleveren?

Ja, en dat raden we aan. Vragen over je bedrijf, je vakgebied of het onderwerp van het congres maken het uitje herkenbaar voor de deelnemers. Stuur ze een paar dagen van tevoren, dan verwerken we ze in de route.

Wat kost een uitje met een grote groep?

Bij het Walking Dinner en de Delft Challenge reken je met de prijs per persoon. Bij een programma op maat hangt de prijs vooral af van het aantal gidsen en van wat er onderweg wordt gegeten en gedronken. Stuur ons je verwachte aantal en je tijden, dan krijg je een voorstel met een vaste prijs.

Kan het ook met een paar honderd mensen?

Ja. We hebben programma’s verzorgd voor een paar honderd deelnemers tegelijk. Met meer gidsen en meer startpunten is er veel mogelijk; wat precies kan, hangt af van de datum en het programma. Het Walking Dinner is direct online te boeken tot 80 personen; met een grotere groep regelen we het op aanvraag. Voor grote groepen is het altijd het beste om eerst contact met ons op te nemen.

Kunnen we annuleren?

Ja, teamuitjes zijn gratis te annuleren tot 72 uur voor aanvang.

Een uitje voor je groep aanvragen

Met een grote groep werkt het het best als je eerst even contact met ons opneemt. Vertel ons hoeveel mensen er ongeveer komen, op welke datum en wat je ermee wilt bereiken, dan maken we een voorstel. Vraag je uitje aan of bekijk eerst alle programma’s op onze pagina over teambuilding in Delft. Het Walking Dinner kun je ook direct online boeken.